Neues Serviceangebot

Gemeinsam Online

Digitale Bildungsregion und Kreismedienzentrum bieten Unterstützung bei der Durchführung von Videokonferenzen an

Videokonferenzen, Digitale Meetings oder Webinare? – die aktuellen Beschränkungen in der Corona-Krise haben viele Präsenztermine und Veranstaltungen unmöglich gemacht. Gleichzeitig aber auch aufgezeigt, wie man digitale Formate nutzen und ausprobieren kann. Auch wenn die Zahl an analogen Veranstaltungen und Meetings wieder zunimmt, so kann auch in Zukunft ein guter Mix aus analog und digital bereichernd sein.

Unter dem Motto „Gemeinsam online. Virtuelle Vernetzung und digitaler Austausch“ möchten wir daher Bildungsakteure aus dem Landkreis bei ihrem Weg in die virtuelle Konferenzwelt unterstützen. Digitale Bildungsregion und Kreismedienzentrum werden daher ab Anfang Juli allen Bildungsakteuren ihre Unterstützung bei der Planung und Durchführung von digitalen Formaten und Videokonferenzen anbieten.

Zur Durchführung von Videokonferenzen stehen Bildungsregion und Kreismedienzentrum zwei Lizenzen des Datenschutzkonformen Videokonferenzanbieters GoToMeeting/GoToTraining zur Verfügung.

So funktioniert es: 

1. Schicken Sie uns Ihre Anfrage für Ihre Videokonferenz/ Ihr Webinar/ Ihr Online-Meeting per Mail an gemeinsam.online@hassberge.de. Füllen Sie dazu einfach rechts unser kurzes Anmeldeformular aus, damit wir gleich die ersten Informationen zu Ihrer Anfrage haben.

2. Wir prüfen, ob der gewünschte Termin möglich ist und melden uns dann bei Ihnen. Falls der Raum zur gewünschten Zeit frei ist, erhalten Sie direkt den Link. Bei Rückfragen melden wir uns bei Ihnen. 

3. Den Link können Sie vorab an Ihre Teilnehmer weitergeben. Ca. 30 Minuten (auf Wunsch auch früher) vor Start Ihres Termins öffnen wir für Sie den digitalen Raum. Sobald Sie „da“ sind, übergeben wir Ihnen die Rolle des Meeting-Organisators und überlassen Ihnen den digitalen Raum für den gebuchten Zeitraum. 

4. Am Ende der Nutzung beenden Sie das Meeting für alle. Der Link erlischt damit und der Raum ist wieder für andere Akteure zur Nutzung frei. 

 

Gemeinsam online - Raum buchen:

Wir planen...

Folgende Funktionen sollen im digitalen Austausch möglich sein:

4 + 6 =

Jetzt ausprobieren oder erstmal reinschnuppern….

 

In Kürze finden Sie hier neue Schnuppertermine und Intensivkurs-Angebote.

Gerne können Sie auch individuelle eine Einführung in die virtuellen Räume erhalten. Bitte richten Sie dazu eine Anfrage an gemeinsam.online@hassberge.de.

Frequently Asked Questions:

Wer kann das Angebot nutzen?

Alle Bildungsakteure im Landkreis Haßberge und Kooperationspartner der Bildungsregion Landkreis Haßberge – und damit natürlich auch Schulen, Kitas oder Kindergärten.

Was bedeutet "Gemeinsam online"?

Das bedeutet, dass wir Sie bei Ihren Plänen oder ersten Schritten in der virtuellen Videokonferenzwelt unterstützen. Wir richten Ihnen einen digitalen Raum für Ihre Veranstaltung/Ihr Angebot ein, helfen bei der Vorbereitung und technischen Umsetzung – je nach Bedarf. 

Welche digitalen Formate sind denkbar?

Mit „Gemeinsam online“ wollen wir zum Beispiel Online-Seminare oder Fortbildungen, digitale Infoveranstaltungen, (Lehrer-/Erzieher-)Konferenzen, virtuelle Elternabende und auch -wenn gewünscht- digitalen Unterricht möglich machen. 

Ist dies für Bildungsakteure mit Kosten verbunden?

Für die Nutzung unseres Angebots „Gemeinsam online“ entstehen Ihnen keine Kosten. Dies ist ein Serviceangebot von Bildungsregion und Kreismedienzentrum. 

Frequently Asked Questions in der Benutzung:

Audio-Probleme - Was tun?

Audio-Probleme können in verschiedenen Varianten auftreten – hier die häufigsten Fälle:

Ich kann die anderen Teilnehmer nicht hören und ich werde nicht gehört: Hier gibt es zwei Fehlerquellen – a) Ihr Audio/Mikro ist nicht aktiviert und kann von GoToMeeting nicht erkannt werden; b) Ihr Audio/Mikro wird als aktiviert angezeigt, es funktioniert aber dennoch nicht.

a) Man erkennt, dass das Audio nicht aktiviert ist, wenn bei Ihnen in der TN-Liste oder als kleines Symbol im Webcam-Bild nicht die üblichen grünen oder roten Mikro-Symbole angezeigt werden. Stattdessen ist ein graues durchgestrichenes Lautsprechersymbol zu sehen. Dies weist darauf hin, dass das Computer-Audio nicht aktiviert ist. Überprüfen Sie, ob „hinter“ der Videokonferenz ein Pop-Up-Fenster von Ihrem PC/Laptop erscheint, in dem Sie gebeten werden, die Verwendung des Audios/Mikros nochmals zu bestätigen oder freizugeben. Vor allem bei Apple-Geräten muss man oft nochmals in einem weiteren Fenster die Verwendung zulassen oder erlauben. Verlassen Sie ggf. nochmals die Videokonferenz und wählen Sie sich neu ein. Oder probieren Sie ein analoges Vorgehen wie in b).

b) Mikrofon leuchtet grün, funktioniert aber dennoch nicht – die Videokonferenz erkennt zwar Ihr Computeraudio, kann die Tonspur aber nicht abgreifen. In diesem Fall muss man die Tonspur nochmal neu verbinden. Gehen Sie in den Bereich „Einstellungen“ (Zahnrad-Symbol neben der Chat-Blase) und überprüfen Sie zuerst, ob bei Mikrofon und Audio die richtige Quelle angegeben ist, falls hier Auswahlmöglichkeiten bestehen (z.B. ein verstecktes Mikro an der Webcam oder ein zusätzlich eingestecktes Headset), kann es sein, dass nicht die von Ihnen gewünschte Audio-Quelle ausgewählt ist. Gibt es hierbei keine Auswahl oder sind die gewünschten Quellen ausgewählt, ohne dass es funktioniert, dann hilft nur noch eins: Computeraudio ausschalten (Button in Einstellungen klicken) und nach kurzen Warten wieder mit einem zweiten Klick aktivieren. In der Regel verbindet sich damit die Tonspur neu und alles funktioniert.

Ich höre alle anderen Teilnehmer, aber ich werde nicht gehört/mein Mikrofon geht nicht: Überprüfen Sie im Bereich Einstellungen, ob die richtige Quelle für Ihr Mikrofon ausgewählt ist. Ist das Mikro an Ihrem Headset? An der Webcam? Oder ist es im Laptop verbaut? Achtung: manche alte Laptops haben kein eingebautes Mikro, dann müssen Sie ein externes einstecken und dieses als Quelle auswählen. Bei anhaltenden Schwierigkeiten wieder Computer-Audio ausschalten und anschließend erneut aktivieren.

Man kann mich reden hören (=mein Mikrofon geht), aber ich höre niemand anders: Überprüfen Sie, ob an Ihrem Gerät die Lautstärke eingeschaltet oder hochgedreht ist – gehen Sie sicher, dass Sie diese nicht auf lautlos geschaltet haben. Überprüfen Sie die Audioquelle im Bereich Einstellungen – ist der richtige Lautsprecher oder das Headset ausgewählt? Hat ihr Endgerät einen eingebauten oder angeschlossenen Lautsprecher? Bei anhaltenden Schwierigkeiten wieder Computer-Audio ausschalten und anschließend erneut aktivieren.

Ich leite die Sitzung (= bin Organisator) und ein TN oder mehrere TN können trotz grünem Mikrofon nicht gehört werden: Überprüfen Sie, ob eine Stummschaltung für alle Teilnehmer vorliegt, oder ob Sie diese eingeschaltet hatten (siehe TN-Liste). Ihre Organisator-Stummschaltung-für-alle überschreibt die individuellen Einstellungen, d.h. wenn der TN sein Mikro anmacht, die allgemeine Stummschaltung aber weiterhin aktiv ist, dann ist er trotz offenem Mikro nicht zu hören.

Ich leite die Sitzung (=bin Organisator) und ein oder mehrere Teilnehmer haben Audioprobleme: Als Faustregel gilt hier – funktioniert es bei den meisten TN problemlos, dann handelt es sich um individuelle Problemlagen bei einzelnen TN! Nutzen Sie den Chat und ggf. externe Kommunikationswege (Telefon), um nachzufragen, was genau nicht funktioniert. Je nach Problemlage können Sie mit den oben genannten Tipps versuchen weiterzuhelfen. Letzte Möglichkeit, wenn alle Versuche scheitern – empfehlen Sie die telefonische Einwahl über das Festnetz oder Handy über die deutsche Telefonnummer des Meetings. Wenn bei sehr vielen/allen TN Audio-Probleme sind, deutet dies auf ein zentrales Problem bei GoToMeeting hin. Oftmals reicht es schon, die Videokonferenz zu beenden und nochmals neu zu starten.

Bildschirm teilen (=Moderator-Rolle)

Ein Organisator kann jederzeit seinen Bildschirm teilen. Die Übertragung lässt sich mit Klick auf die Bubble mit dem Bildschirmsymbol unten in der Mitte (neben individuelle Einstellungen Mikro, Webcam und X-Bubble für Meeting verlassen) aktivieren. Es öffnet sich ein weißes Pop-Up-Fenster, in dem man den Inhalt der Übertragung auswählen kann. Anschließend auf „Übertragen“ klicken. Wenn ein anderer Teilnehmer seinen Bildschirmübertragen soll, müssen Sie ihn dazu berechtigen, indem Sie ihn zum „Moderator“ ernennen. Kicken Sie dazu mit rechter Maustaste auf den gewünschten Teilnehmer in der Teilnehmerliste und wählen Sie „zum Moderator ernennen aus…“. nach einer erneuten Bestätigung ist die Freigabe erfolgt. Achtung! Es kann immer nur ein Bildschirm übertragen werden, ein „Split-Screen“ mit zwei Übertragungsinhalten von verschiedenen Moderatoren ist nicht möglich.

Kamera, Ton und Mikrofon...wie kann ich dies einstellen?

Diese Einstellung kann grundsätzlich jeder Teilnehmer in einem Meeting selbst treffen. Normalerweise verbinden sich Mikrofon und Audiospur automatisch durch den Beitritt in die Videokonferenz. Mit den Bubbles unten in der Mitte lassen sich diese Funktionen steuern. Mit Klick auf die Bubble mit Mikrofon-Symbol kann man als Teilnehmer das Mikro aktivieren oder stummschalten. Ein Klick auf die Bubble mit Webcam-Symbol schaltet die eingene Webcam zu oder wieder aus. Der Organisator (=Leiter der Sitzung) kann darüber hinaus auch alle Teilnehmer stummschalten und damit Ihre persönliche Teilnehmer-Einstellung überschreiben. Analog gilt dies für die Webcam –  der Organisator kann bei Bedarf die Nutzung der Webcams deaktivieren.

Im Bereich Einstellung (Zahnrad-Symbol neben dem Chat-Symbol) lassen sich die Quellen für Mikro und Webcam auch manuell auswählen. Achtung! Mitunter muss mann den Zugriff auf Mikro und Webcam am PC/Laptop nochmals bestätigen oder zulassen, falls hier ein besonderet Schutz eingestellt ist.

Moderator- und Organisator-Rolle übergeben

Der leichteste Weg, einen anderen Teilnehmer im Meeting zum Organisator oder Moderator zu ernennen, führt über die Teilnehmer-Liste. Den gewünschten Teilnehmer mit rechter Maustaste anklicken und dann im erscheinenden Drop-Dwon-Menü den entsprechenden Befehl auswählen und im Pop-Up-Fenster bestätigen.

Meetings aufzeichnen geht das? Wo finde ich die Aufzeichnung?

Die Aufzeichnungsfunktion für Meetings haben wir grundsätzlich deaktiviert, bei Bedarf kann sie aber freigeschaltet werden, dann finden Sie als Organisator in Ihrem Meetingraum ein kleines REC-Symbol, dass Ihnen zeigt, dass die Funktion zur Verfügung steht. Um die Aufzeichung zu starten, klicken Sie dort drauf. Es kommt eine kurze Tonansage (die für alle Teilnehmer des Meetings hörbar ist), dass die Aufzeichnung gestartet ist. Mit erneutem Klick auf das REC-Symbol können Sie dann am Ende des Meetings die Aufzeichnung beenden und abschließen. Auch dazu ertönt dann weider eine Audiodurchsage, die für alle Meeting-Teilnehmer hörbar ist. Bitte beachten Sie: die Funktion „Meeting aufzeichnen“ steht nur Ihnen als Organisator zur Verfügung. Einfache Meeting-Teilnehmer können keine Aufzeichnung innerhalb von GoToMeeting starten. Falls Sie während eines aufgezeichneten Meetings eine Power-Point zeigen, so erkennt GoToMeeting die einzelnen Folien automatisch und speichert diese in der Aufzeichnung mit ab. Die Aufzeichnung werden grundsätzlich zentral bei uns im „Back-Office“ gespeichert und aufbewahrt. Wir können Ihnen diese auf zwei Wegen zur Verfügung stellen: a) Sie erhalten den Link, über den Sie im Chrome-Browser die Aufzeichnung jederzeit anschauen können. Die (nicht unerheblich große) Datenmenge bleibt damit auf unseren Server leigen und die Aufzeichnung ist barrierefrei und datenneutral zugänglich über das Web. b) wenn Sie keine Speicherung der Aufzeichnung bei uns wünschen, können wir Ihnen die Aufzeichnung als mp4-Datei zuschicken und löschen diese anschließend aus unserem Speicher.

Organisator - Moderator: Wo liegt der Unterschied?

Der Organisator ist der „Leiter“/Host des Meetings. Es muss immer mindestens ein Organisator im Meeting anwesend sein, damit es weiterläuft und nicht abbricht. Maximal kann es pro Meeting bis zu fünf Organisaotren geben, die sich die Rolle teilen. Als Organisator hat mann „erweiterte Berechtigungen“, d.h. mann kann z. B. Teilnehmer stummschalten oder allgemeine Einstellungen für das Meeting vornehmen.

Moderator hingegen ist immer derjenige, der aktuell einen Bildschirm überträgt. Diese Rolle kann immer nur von einem gleichzeitig ausgeführt werden. Im Laufe einer Sitzung kann mann diese Rolle aber beliebig oft übergeben und anderen Teilnehmern übertragen.

Sperren/Entsperren eines Meetings

Als Organisator können Sie ein Meeting sperren/abschließen. Neue Teilnehmer können nicht mehr in Ihr Meeting eintreten. Wenn Ihr Meeting gesperrt ist und sich ein Teilnehmer versucht einzuwählen, wird Ihnen dies oben rechts in einem kleinen Pop-Up angezeigt. Sie erhalten die Benachrichtigung „1 Person wartet“ – wer wartet, können Sie leider nicht sehen. Bei der Sperren-Funktion in GoToMeeting handelt es sich um einen „einfachen Türsteher“, d.h. es gilt: „Tür auf oder Tür zu!“, das bedeutet, sie können entweder alle wartenden Personen einlassen oder alle weiter warten lassen. Nur einzelne wartende Teilnehemer reinzuholen, ist nicht möglich.

Stummschalten von Meeting-Teilnehmern

Als Organisator des Meetings können Sie auch eine generelle Stummschaltung aller Teilnehmer aktivieren. Damit überschreiben Sie die individuellen Mikrofon-Einstellung der einzelnen Meeting-Teilnehmer. Gehen Sie dazu in die Teilnehmer-Liste und klicken Sie oben auf das Symbol für „Alle stummschalten“. Mit dem Symbol rechts daneben können Sie die gernerelle Stummschaltung dann wieder aufheben. Wenn Sie nur einzelne Teilnehmer stummschalten wollen, z.B. weil dieses ihr Mikro während Wortbeiträgen von anderen Teilnehmern nicht ausschaltet und damit Störgeräusche entstehen, können Sie dies ebenfalls über die Teilnehmer-Liste machen: Klick mit rechter Maustaste auf den entsprechenden Teilnehmer und „XY stummschalten“ auswählen.

Wichtiger Hinweis: Sie können zwar Teilnehmer stummschalten, wenn deren Mikro aktiv ist. Umgekehrt allerdings nicht. D.h. hat ein Teilnehmer sein eigenes Mikro auf stumm gestellt, können Sie Ihn mit einer Aufhebung der allgemeinen Stummschaltung nciht automatisch das Mikro „auf“ machen.

Telefon-Einwahl

In der Regel wählen sich die meisten über Ihren Computer in eine Videokonferenz ein. Manchmal kann es aber sein, dass man an seinem PC kein Audio oder Mikrofon hat. Für diese Fälle besteht bei GoToMeeting die Möglichkeit, scih alternativ zum Computer-Audio über Telefon einzuwählen. Dafür steht für jedes Meeting eine deutsche Nummer zur Verfügung. Die Telefoneinwahl ist relativ simple: nach Anruf bei der deutschen Nummer begrüßt Sie eine computergenerierte Audio-Ansage. Sie werden aufgefordert den Zugangscode für das Meeting einzugeben und schon sind Sie als Anrufer im Meeting, können alle anderen Teilnehmer hören und selbst jederzeit sprechen. Wenn Sie parallel dazu auf einem PC in der Konferenz eingeloggt sind, können Sie dort im Einstellungsbereich von Computer-Audio auf Telefonaudio umstellen. Dort bekommen Sie einen persönlichen Pin. Geben Sie diesen zu Beginn des Telefonanrufs mit ein, dann erkennt GoToMeeting Sie als Anrufer unter dem Namen, mit dem Sie in der Konferenz eingeloggt sind.

Unterschied GoToTraining/GoToMeeting

Bei GoToTraining handelt es sich um eine klassische Schulungssoftware. Sie ist nur auf Gruppen von bis zu 60 Teilnehmern ausgelegt und ermöglicht es nur 6 Teilnehmern gleichzeitig, die Webcam einzuschalten. Dafür verfügt sie über einige vertiefende und erweiterde Funktionen, die es bei GoToMeeting beispielsweise nicht gibt. Bei GoToTraining kann man über die Aktivitäten z. B. Arbeitsgruppen-Runden starten, Videos mit Ton (vorab Einbindung bei Youtube notwendig) einbinden oder gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Zudem gibt es die Möglichkeit Kurzumfragen oder Tests digital zu machen. Diese müssen aber vorab im Dack-Office angelegt werden. Man kann auch Unterlagen mit einbinden und zum Download bereitstellen.

Kann ich Unterlagen hochladen?

Diese Funktion steht bei unserem Angebot „Gemeinsam Online“ bei Nutzung der GoToMeeting-Lizenzen nicht zur Verfügung, sondern nur bei virtuellen Terminen über die GoToTraining-Linzenz.

Verlassen und Beenden von Meetings

Teilnehmer können das Meeting mit Klick auf die Bubble mit dem „X“ bzw. dem „aufgelegten Telefonhörer“ unten in der Mitte rechts jederzeit verlassen. Wenn Sie als Organisator des Meetings auf diese Bubble klicken, werden Sie in einem Pop-Up-Fenster gefragt, ob Sie das Meeting verlassen wollen, oder ob Sie das Meeting für alle Teilnehmer beenden möchten.

Video in GoToMeeting abspielen

Seit kurzem ist es über eine Beta-Version (Test von GoToMeeting) möglich, Videos auch mit Ton abzuspielen. Setzen Sie dazu beim Start der Bildschirmübertragung unten einen Haken in das Kästchen „Audio von Multimediainhalten einbeziehen“ – dann können Sie den Ton des Videos mitübertragen. Bei GoToTraining ist eine Einbettung von Youtube-Videos möglich.

Webcam geht nicht/Webcam-Nutzung verbieten

Als Organisator können Sie Nutzung der Webcams bei den Teilnehmern deaktivieren. Gehen Sie dazu in das Drop-Down-Menü oben links beim GoToMeeting-Logo. Wählen Sie bei Optionen „Webcam der Teilnehmer nicht mitübertragen“ aus. Mit Klick mit rechter Maustaste auf einen einzelnen Teilnehmer in der Teilnehmer-Liste können Sie dies auch individuell deaktiveren. Sollte es Schwierigkeiten bei der Übertragung von Webcam-Bildern geben, können Sie im Bereich Einstellungen prüfen, ob Sie die richtige Bildquelle ausgewählt haben. Bei schwacher Internetverbindung kann eine flüssige Übertragung des Webcambildes ins Stocken geraten oder abbrechen.

Zeichenwerkzeuge und Fernsteuerung bei Bildschirmübertragung

Während einer Bildschirmübertragung können Sie als Moderator Zeichenwerkzeuge nutzen oder diese Teilnehmern zur Nutzung freischalten. Die entsprechenden Bedienflächen finden Sie als Moderator in der schmalen schwarzen Leiste oben in der Mitte, die bei laufender Bildschirmübertragung angezeigt wird. Eine Fernsteuerung von Tastatur und Maus ist ebenfalls möglich.